Email با استفاده از Mail merge
يا به بياني ديگر چند درصد از تکنولوژي هاي اطرافمان را مي شناسيم؟
يا چقدر از قابليتهاي برنامه هاي اطراف خود مطلع هستيد؟
آيا تاکنون نام mail merge را شنيده ايد؟
فکر مي کنيد mail merge قابليت Email است؟
همه اين سوالات را پرسيديم تا در انتها به اين مطلب بپردازيم که ما (در حدود 90 درصد مردم دنيا) به طور متوسط کمتر از 20 درصد قابليتهاي برنامه ها و تکنولوژي هاي اطرافمان استفاده مي کنيم.
اين موضوع حتي در مورد تلفن همراه هم صادق است.
و اما mail merge !
فکر نمي کنم کسي در ميان شما باشد که نام برنامه word را نشنيده باشد !
اگر به tab هاي بالاي برنامه word خود بنگريد (درOffice 2007 يا Office 2010) تبي خواهيد ديد که Mailings نام دارد و سومين زير شاخه آن "star mail merge " است.
امروز قصد داريم به طور مختصر به بررسي اين قابليت برنامه word مي پردازيم که آنطور که در اينترنت جستجو کردم تعداد مطالب کمي از آن در دسترس است و البته آن سري که يافتم هم در مورد استفاده از mail merge با access بود
Mail merge به طور کلي زماني مورد استفاده قرار مي گيرد که شما بخواهيد يک نامه ، فرم ، متن را براي تعداد زيادي بفرستيد مثلا شما ليستي از افراد مختلف را داريد که در فايل Excel اطلاعات آنها را ذخيره کرده ايد مثل: نام ، نام خانوادگي، شماره شناسنامه، تاريخ تولد، آدرس، شماره تلفن و نمره فرد در 6 درس مختلف به همراه معدل آنها
و مي خواهيد براي اين افراد نامه ، Email و به هر صورت متني را ارسال نمائيم که البته در آن به فيلد هاي فوق نياز داريم.
تعداد افراد 200 نفر ،
شما متني به اين صورت تهيه مي فرمائيد
سرکارخانم/جناب آقاي .................
شماره شناسنامه..........................
تاريخ تولد...................................
نمره درس A:
نمره درس B:
نمره درس C:
نمره درس D:
معدل کل:
Mail merge به طور کلي زماني مورد استفاده قرار مي گيرد که شما بخواهيد يک نامه ، فرم ، متن و يا email را براي تعداد زيادي بفرستيد.
اما نمي خواهيم 200 مرتبه اين نمرات را تايپ کنم و اشکالي اتفاق افتاد مي خواهيم از word کمک گرفته و فايل Excel خود را به word داده و از آن بخواهيم اين دو را بدون اشتباه با هم ترکيب کند در مرحله اول برنامه word را باز مي کنيم مطابق شکل و متن مورد نظر را تايپ مي کنيم سپس در بالاي صفحه به بخش Mailings رفته و بر روي Envelopes کليک مي کنيم در قسمت Option سايز و فونت مورد نظر را انتخاب مي کنيم.
در قسمت Labels هم مانند Envelopes مي باشد در حقيقت tab بعدي همان بخش را نشان مي دهد که مي توانيد سايز و تنظيمات ديگر را تغيير دهيد.
سپس بر روي mail merge کليک کنيد آخرين گزينه step by step Mail merge wizared را کليک مي کنيد که در قسمت راست صفحه بخش مربوط به تنظيمات قدم به قدم mail merge ظاهر مي گردد.
در قسمت پائين کلمه step 1 of6 را مي بينيد. مطابق شکل 6 ،
در قسمت چپ بخشي ظاهر ميشود مطابق شکل 7
Letters در بالاي صفحه انتخاب شده شما مي توانيد آن را بر اساس کار خود به Email messages، Envelopes و ... تغيير دهيم.
که در اينجا ما همان letter را ادامه مي دهيم و فرض مي کنيم ما نامه اي ارسال مي کنيم
پائين صفحه Next را کليک کنيد در اينجا آمده است که شما از همين document که در حال حاضر باز است استفاده مي کنيد و چون شما متن نامه خود را باز کرده ايد ، بله همين متن را مي خواهيد.
مطابق شکل زير:
پس دکمه next را در پائين صفحه کليک کنيد.
در اينجا از شما مي خواهد که بدانيد از کدام صفحه Excel براي ادغام مي خواهيد استفاده کنيد بر روي Brows کليک کنيد و ليست مورد نظر را در کامپيوتر خود انتخاب کرده و وارد کنيد مطابق شکل 9
پنجره اي مطابق شکل باز مي شود که از شما مي پرسد کدام sheet مد نظر شماست sheet مورد نظر را انتخاب مي کنيد،
مطابق شکل زير:
و در اينجا فيلد هايي که مي خواهيد را انتخاب کنيد
مطابق شکل زير:
و مي توانيم در پائين صفحه sort را کليک کرده و با استفاده از tab هاي بالاي صفحه بر اساس ستون مورد نظر آنها را مرتب مي کنيد.
در مورد Mail Merge گفتگو کردیم که چگونه به وسیله آن می توان Email زد، نامه ارسال کرد و به جای آنکه تک تک یک فرم را Print کنید و نام افراد را بنویسید از Mail Merge استفاده کنید به طور کلی جهت ارسال هر متنی به افراد زیاد می توانید از این روش استفاده کنید، در اینجا مثال مشابهی وجود دارد جهت ارسال Email :
1. Sheet افراد خود را در یک Excel می آورید در نظر داشته باشید زمانی که می خواهید کار خود را با mail Merge آغاز کنید باید Sheet خود را ببندید.
2. برنامه word را باز کنید از میان Tab های بالای صفحه Mailing را انتخاب کرده سپس بر روی Mail merge کلیک کنید.
3. بر روی step by step mail merge wizard کلیک کنید تا کار آغاز شود. (این قسمت در Panel mail merge قرار دارد)
4. در قسمت ظاهر شده سمت راست ، در قسمت قبل Letter را انتخاب کردیم در اینجا Email Message انتخاب شود.
5. بر روی Next کلیک کنید تا به Step بعدی بروید. (در قسمت پائین صفحه Step 1 of 6 وجود دارد.)
6. در این مرحله در بخش Select Starting Document قسمت Use the current document را انتخاب کنید.
7. Step 2 of 6 ، بر روی Next: Select recipients" را انتخاب کنید.
8. بر روی Brows کلیک کنید.
9. از روی پنل ظاهر شده Excel خود را انتخاب نموده در پنچره ظاهر شده مطابق مطلب هفته گذشته sheet مورد نظر خود را انتخاب کنید که در اینحا Sheet اول است. در نهایت بر روی OK کلیک کنید.
10. Display mail merge Dialing Box ظاهر می شود. نام و نام خانوادگی فرد و Email او انتخاب شده است بر روی ok کلیک کنید.
دقت کنید در این برنامه حتما بالای هر ستون Name , Surname , Email را به نام انگلیسی تایپ کنید، فارسی را تشخبص نمی دهد !!!
11. شما دوباره همان صفحه را می بینید که بر روی write your e-mail Message کلیک کنید.
12. انتخاب این مرحله شما Greeting line است.
13. در این مرحله نوع نوشتار Email را انتخاب می کنید، Greeting line به معنای line سلام و احوال پرسی است، این نوشتار را با اولین نام موجود در لیست شما تست می کند.
مثلا خانم مریم احمدی عزیز ،
یا خانم احمدی عزیز،
یا خانم احمدی،
سرکار خانم محترم، مریم احمدی نتیجه را پس از ok کردن مطابق شکل مشاهده می کنید.
در صورتی که در قسمت 1 آنچه را که انتخاب کردید ندیدید بر روی match Filed کلیک کنید
پس از ok کردن متن خود را تایپ کنید.
دقت کنید در این برنامه حتما بالای هر ستون Name , Surname , Email را به نام انگلیسی تایپ کنید، فارسی را تشخبص نمی دهد !!!
14. شما می توانید متن خود را پیش از ارسال مشاهده کنید سپس جهت تکمیل کار بر روی complete کلیک کنید.
15. کلیک بر روی Election mail شما را به مرحله آخر می رساند در قسمت Subject Line شما عنوان Email خود را انتخاب کرده و Ok کنید کار تمام شد.
16. توجه داشته باشید که هر کس مانند حالت Bcc تنها قادر است Email خود را مشاهده کند و افراد شرکت کننده از حضود افراد دیگر و Email آدرس آنها مطلع نمی شوند.
حمیدرضاحسن آبادی هستم